创业之初，5人小团队的办公需求

2020年，常垒创投开张了。彼时我们只有三位合伙人、两位分析师，一间不到100平米的办公室（含会议室），和一台二手打印机，开始了投资公司注册和管理人备案之旅。

办公工具是吃饭的家伙，当时主打一个BYOD（Bring Your Own Device）的自带碗筷模式。笔记本，大家都有，那就从家里拿来用；我喜欢大屏幕，自己从家带个显示器，外置键盘鼠标，就起步了。话说，硬件设备还是不错的，有人用的苹果笔记本，有人用的华为笔记本。给分析师倒是配置了两台组装台式机，在办公室使用。

作为一家专注早期科技赛道的小型风险投资机构，除了通用型的办公软件三件套，总得需要一些项目和基金的管理工具。限于资金有限，没有办法购买专业的私募股权系统的情况下，我们第一阶段开启了手动搭建模板的管理模式。

第一阶段（2020–2022）：疫情时代的居家办公，Office+腾讯会议+Excel管项目

创业初期，我们选择了最传统也最稳妥手工的方式：PC/Mac + Office本地三件套 + 云邮箱+腾讯会议+Excel管理。

• 文档处理：使用Word手工撰写项目见面会议纪要、Excel搭建项目跟踪表、PowerPoint制作内部汇报材料；

• 沟通协作：通过微信+Email收发邮件，日历功能用于约时间安排会议；

• 存储方式：文件存放在本地硬盘，偶尔通过微信传输。

选择微软office365国际版Email的原因，是老外的邮箱服务器一般带有日历的同步功能，这样约会议就可以使用邮箱地址作为日历邀请。并且，支持移动设备和个人电脑系统日历同步。也不知道为什么，国内的邮箱服务器，一般是不太支持这类的日历CalDav同步或者是Exchange日历同步。

这两种方式的同步，最大的优点是可以和移动端的系统日历进行同步。用系统日历的优点是，家事、公事都可以在一个App端呈现。不用为了看不同的日历，进入不同App。国内的办公应用，带日历功能的不少。但这个功能基本都植入于这个厂商应用之内。大白话就是：要新建和编辑日历，不好意思，就进入我自己的这个App进行吧。用系统日历无法实现完整的功能。很少做对外部应用同步和协同功能。这也和产品开发习惯有关系。国内的生态，不管创业公司还是大厂，其实没必要什么都要做，什么都想要。做好自己最擅长的，其他的借用生态的力量协同不好吗？

那时候和创业者交流的会议纪要，纯靠手工。见创始人，只能是边听，边写摘要。说实话，效果不好，创始人在那讲，我们在那记，本身对创始人也有点不尊重。或者叫没有互动吧，给人一种感觉：原来你小子是来学习行业知识的。有些重点数据，也容易漏掉。会议一结束，马上就得拿电脑继续补充一下。要不第二天就可能有些内容就模糊忘了。

这套方案看似成熟，实则痛点频出：

• 版本混乱：同一份文件，同事A修改后未同步，合伙人B打开的是旧版，导致看到的也是乱七八糟；

• 协作低效：多人编辑需反复“另存为+命名+发送”，极易遗漏关键更新；最新版本永远在那个文件撰写人的电脑里。

• 移动端体验差：在尽调途中想查看某家公司的财务数据，却发现Excel在手机上根本无法操作，打开体验不好；

• 信息孤岛严重：邮件、日历、会议文档各自独立，无法形成统一的知识库。一个人学习到交流信息和知识，很难留存，基本没有办法形成统一知识库沉淀。

创投这个活，本质上还是一个智力密集型知识工作者的工作。需要不断获取信息，处理学习信息。而且最好这个学习的过程是可以带动整个团队做到知识共享，认知拉齐。认知和知识体系的偏差，会导致内部无法形成共识，更没法对日新月异的行业和技术进行跟踪。

文件和信息不能做到共享，知识更做不到共享了。在第一个三年，虽然是纯手工，也完成了很多重要的事情：

1. 投资公司注册成功（2018年过后，这个事不容易）

2. 私募股权基金管理人备案成功（作为纯民营，也很不容易哦）

3. 完成了第一支盲池基金的募集首关（拿到了上海天使引导基金的支持，也很不容易）

4. 出来创业就遇到了疫情，团队没解散（这个更不容易）

总之，现在回头想想。其实有点浪荡山小妖的感觉。VC创业好比西天取经，门槛巨高。同时叠加：2018年全面收紧投资类型公司注册+2020年开始疫情+2022年中国资本市场的缩表周期。真不是一般人能走下来的。2025年末，回头看看，也不知道2019年末，竟敢踏上了“取经之路”。一切都是命运，既然已经上路，还是继续往前走吧。

第二阶段（2023–2024）：向云端迁移的“摸索过程”

2022年，随着团队扩至7人，我们意识到必须升级一下工具。我们决定将核心文档从线下Office迁移到WPS云文档，并全面采用在线WPS表格替代本地Excel进行项目管理。

选择WPS的原因有三：

• 支持国产，而且Mac端，移动端WPS加载速度快；

• 支持多人实时协同编辑；

• 商业基础版已能满足大部分需求，空间比较大，600GB。基本上把本地的办公的文件，公司的文件都上传到了云端了。

这一阶段，除了办公上面的升级，我们搭建了三大核心表格用于投资运营的管理：

• Deal Pipeline：记录所有接触项目的阶段、负责人、下次跟进时间；

• Portfolio Tracker：监控已投企业的关键指标（ARR、NDR、融资进度等）；

• Meeting Log：每次投决会后自动生成纪要模板，关联项目编号。

  
  

• 初步实现了“数据在线化”，但问题依然存在：

• 无法快速调取数据：无法精细定位“哪家公司的财务数据，在什么地方以及有没有更新”；

• 缺乏工作流引擎：尽调报告提交后，仍需手动@合伙人审阅；

• 与邮件/日历割裂：WPS无法与系统日历深度集成，日程变更需重复通知；

• 无结构化数据库：所有信息仍以表格形式存在，难以做多维分析；项目的数据对比和报表，永远靠手工完成。

此时我们开始思考：是否需要一个一体化的协同平台，而非多个工具的拼凑搞乐高模式？

我们本身在2022年之后投资方向上专注对AI驱动的软硬件产品的投资，而我们自己的效率工具是否全面拥抱AI？

带着这一系列问题，我们走进了第六个年头，既第三阶段。

第三阶段（2025至今）：办公拥抱飞书，管理启用“飞书投资云”，工具拥抱AI应用，会议采用AI录音笔

2025年初，我们做出更大的改变，全部推翻，重头来过：将Email、日历、文档、通讯、项目管理全部迁移至飞书，并正式启用“飞书投资云”作为投资管理系统。

为什么是飞书？

这里不用细解释了，反正办公的工具，线上的会议，云盘，日历，全部都搬到了这一个系统上。除此之外，还有一个另外的原因：

更重要的是，用上专为VC/PE设计的飞书投资云，替换了我们之前所有的管理表格，投前，投后，以及各种阶段性的报表。

为什么是选择AI会议硬件？

会议纪要整理的纯工具太多了，但好用么？如果一个人在办公室，慢慢鼓捣可以。两三个小工具组成一个工具链。但如果和项目或者专家进行访谈的时候，那就匆匆忙忙，连滚带爬：

1. 王总，您稍等我，我先把电脑打开，我记录下会议纪要，另外有没有Wifi给我一个，再帮我找个插线板，电脑就快没电了；

2. 王总，您声音大点，我这笔记本麦克收音一般，要不一会没办法语音转文字了；

3. 王总，您刚才说的数据是啥来着？

录音录完了，再找个会议纪要总结纯软件应用，喂进去，等出锅。话说，工具链搭乐高，不是不行。适合坐在办公室自己的电脑前，慢慢悠悠的做这一切。而投资外勤团队，每个人都是野战特种兵，在外面打猎呢！哪有这么多时间和空间，悠然自得细挑慢用呢？

All in One，依然是效率工具的最佳形态。跟很多项目说产品一样，一说功能，全都有；但是做出来的产品，千差万别。基本功能，1千元和1万元的的手机，可能都有。屏幕、触屏、喇叭、传感器……但是用起来，还是能感觉到，这两款手机不是一个东西。核心就是硬件+软件的加持，收音，降噪，续航，录音后的AI整理。目前手机、耳机盒、手表，还都没办法做到这个专用产品这样的体验。

为什么全员拥抱AI 应用工具？

投AI的，连自己都不用AI工具。就好像做ERP的厂商，自己都没有实施好自己的产品一样。常垒全员，都有一个贯彻的目标。如果发现一个新的AI工具，自己内部可以用得上，那就考虑购买尝试。我们自己投资的ChatExcel，在做一些数据分析的时候，我们自己就使用。

冯斯基算是“中登”，Excel很多公式，用的确实不是那么溜。在整理2025年投资的信息数据表格的时候。有一个场景：从IT桔子下载下来的2000多条的融资数据，每条投资记录，都挤在了一个格子。而我想怎么去分离这些投资方，然后count一下出现频率。就这个需求，从搜索一下公式，到一步步调试。保守估计，我得整1-2个小时。

有了ChatExcel，我基本自然语言输入了我想要什么，然后点点提示词优化器。最后：20秒搞定！20秒 vs. 2小时啊，兄弟！所以，我们投资的一位创始人说过一句：开发岗位不是先优化初级的，而是优化那些不会使用AI工具的。

常垒在使用的工具也是不断的在置换和调整，只要是有用的，我们都支持买。老外的开发团队，每个开发人员都有一张企业信用卡，自己认为有用的工具就可以刷刷试用。如果好，再全公司推广。 软件工具是白领工作的生产力，硬件工具是蓝领的生产力。对于新工具的发现，企业应该是最支持的才对。

国内目前的在生产力工具的购买决策还是比较传统的自上而下的执行式：工业、工厂，在现有的工具上进行加班文化；知识工作者、开发者，在现有的工具上只能听从部门或者企业采购，买了啥就用啥。活干不完，就加班，用人头，用时间堆。说实话看起来热闹，晚上灯火通明，但是对于实际的产出。有了新的科技生产力，人怎么可能靠人数打得过呢？

然后年轻人，用着最小的显示器，坐着吱吱呀呀的椅子；

在面积很窄的桌子上，用着卡顿的烂配置电脑，古老的工具软件；

以无偿延长加班时间，一点点磨效率；

以上所有的这些企业管理惯性思维，源于落后产业的对人的固有定义：

只是对雇员最基础和功能需求；缺少对知识、创新、和技术的尊重。

因为之前的旧时代产业，员工效率不是最重要的，反而关系、路条、纯代工的执行才是核心竞争力。

后续，当品牌和设计，市场的运营，科技产品的迭代，出海直达消费者，这一切都会发生改变的。

马克沁机枪的产生，就是对冷兵器的降维打击；

自动化流水线的产生，就是对人力手工的降维打击；

现在到了AI和具身机器人时代；

一样会对不会使用AI和具身协同的降维打击。

常垒的团队比较小，我们更加的希望提高每个人的个人效率。因此，在内部购买工具，研报，甚至是硬件，我们都是积极支持的。在前端的业务，募资和投资，我们采用全员合伙人制度。有一位提出一个新的工具和产品，基本上只要有另一个人支持尝试一下，就买了，然后公司报销。

最近一个月都在走访一些toB的软件企业。不少毛利率还不错，收入也还行，但净利率低的惊人。尤其是to B的企业软件。核心的问题就是人效比太低，大量的客制化。不管是不是甲方要客制化，本质上还是人效比的问题。堆人的时代结束了，下一个周期开启的是如何能提高人效比。提高人效比，就是提高净利率。

飞书投资云：小VC的“数字作战室”

飞书投资云，是长在飞书的PaaS上的投资管理系统。不是简单的CRM，而是一个覆盖募、投、管、退全生命周期的智能投资操作系统。以下是我们在实际使用中的核心体验：

1. 项目全流程管理：从线索到退出

• 线索池自动聚合：合伙人推荐链接，团队发掘项目所有项目自动归集至统一线索池；

• 智能打分卡：预设评分维度（团队、市场、产品、壁垒），分析师填写后系统自动生成雷达图，辅助初筛；

• 阶段看板可视化：用视图展示项目所处阶段（接触→TS→DD→投决→交割），拖拽即可更新状态；

• 尽调任务自动化：进入DD阶段后，系统自动创建子任务（法律、财务、技术尽调），分配给对应成员并设置截止日。

“信息化建设需遵循‘业务驱动、轻量化起步、模块化扩展’的原则。”无需重型部署，开箱即用。

2. Portfolio深度监控：数据驱动投后管理

• 被投企业定期填报：通过飞书链接，企业每月提交关键运营数据（如GMV、用户数、现金流）；

• 自动预警机制：若某公司数据出现问题，系统自动标红并通知投后负责人；

• 投后任务联动：当企业提出融资需求，系统自动生成“下轮融资支持”任务包，包含BP优化、投资人引荐、估值建议等子项。

• 基金管理视角：可以动态的展示基金的数据，企业的财务数据。可以方便比对出企业的过去同期以及财务数据上的趋势。

3. 知识沉淀与复用：构建机构记忆

• 项目档案库：每个项目独立空间，包含会议纪要、尽调报告、TS条款、投决PPT，支持全文检索；

• 模板中心：标准化TS模板、DD清单、投后报告格式，新人入职即可快速上手；

• AI智能摘要：长篇会议录音自动转文字，并由AI提炼关键结论与待办事项。

4. 合规与权限：安全无忧

• 字段级权限控制：LP可见基金整体IRR，但不可见具体项目估值；分析师仅能编辑自己负责的项目；

• 操作留痕审计：所有数据修改记录可追溯，满足监管合规要求；

上面的这段观点，我是用AI总结的。实际上这个产品大大提高了我们团队的效率。说出来可能大家会吃惊，常垒有接近20支基金产品，我们的中台+后台，其实只有一个人！ 之前的交流，很多人不相信。

这个结果的原因有二，

1、首先要承认这位运营小姐姐真的很能干！

2、凡事一定要使用工具。如果所有的基金和项目报表，一切数据都是要手动填报，就算是神仙也搞不定。

Vibe Coding、Vibe fund Managing，有区别吗？有了AI的工具的加持，都可以Vibe起来

我们还定义了不少自己的Dashboard，对于基金和项目的运行情况也可以做到实时调取。这个非常有用，否则项目和基金都是盲盒。

效率提升的真实数据

迁移至飞书投资云半年后，我们统计了关键指标变化：

更重要的是，团队不再为“找文件”“对版本”“催反馈”浪费精力，而是将时间真正投入到“判断项目”“赋能企业”这些高价值工作中。

白领工作，人+AI，是可以一打三的；

蓝领工作，人+具身机器人，也可以一打三。

飞书投资云AI化还在持续的优化过程中，对于知识库的搭建和AI助手的反应速度需要更加灵敏一些。每一个投资机构的项目记录，整套上会信息，以及阶段性的财报，开会的会议纪要。其实都是知识，这些都能够喂给模型，会有意想不到的效果。

数字化、智能化不是成本，而是战略投资

回望这五年，我们的IT信息化之路，本质上是一场对“知识工作生产力”的持续优化。

从Office到WPS，是“从离线到在线”的跨越；

从WPS到飞书投资云，是“从工具到系统”的跃迁；

从应用到AI工具，是“效率到智能化”的转变。

对于VC而言，数字化和AI智能化，不仅是提效手段，更是构建差异化竞争力的核心基础设施——谁能更快识别机会、更准评估风险、更敏感，尤其是退出期的时候更能准确的识别退出的时间点，谁就能在拥挤的赛道中胜出。

常垒虽小，但我们坚信：小机构，也可以拥有大智慧。而AI赋能募投管退的每一个环节，正藏在我们每天使用的每一个字节之中。

AI让很多一人公司甚至是十几人公司能成为一个大收入的公司；

AI也可以让一个小巧的投资团队打造高回报的投资业绩。

我们都是创业者，只不过是在创投这个领域创业。