让SharePoint支持新的提交作业流程（Submittals Process）

     2007年1月，Fahrenkrug向Jeffries提出一个新的需求：此项目已经进行至一个新的阶段，名为“提交作业阶段（submittal phase）”，Fahrenkrug需要一项能够支持这项流程的新技术。在“提交作业”阶段，建筑师以及工程人员先完成设计图，然后将这些设计图发布至竞标此项目的下包商。这些下包商会画出新的且更详细的设计图，这些新的设计图会再送回建筑师及工程人员，进行复审以及核准。

     “我当时认为这是一项巨大的任务，”Jeffries说“假如我们能够利用SharePoint提供解决方案，这将是巨大的成就。”

     起初，Jeffries企图让“提交作业”的流程在Microsoft Office SharePoint服务器能够自动化，但结果十分复杂。SharePoint的workflow没有符合建筑师以及工程人员的需求。他们需要为PDF文档使用一种特别的命名规则，也不希望使用者重新命名这些PDF文档。Jeffries说，问题在于，SharePoint要求使用者在将文档库中的档案取出查核，并准备再把档案存回时，他们需要重新命名这些.PDF档案。

     重新撰写SharePoint程序以解决此问题似乎耗时，也会让软件的更新复杂。因此Jeffries建置了3个独立的网站：一个名为“提交出件（Submittals Out）”，所有的规格书将会上载至此供检视；一个名为“协调网站」（Coordination Site）”，在此建筑师可以审查承包商所做的修改以及建议事项；第三个称为“提交送件」（Submittals In）”，建筑师将提供给业主代表的规格书提交至此。Jeffries说，建置3个独立的网站远比客制化软件容易得多，SharePoint的美妙之处在于它让建立3个网站就把整个流程变得容易。

     Jeffries表示，建立3个独立的网站另有其优点。首先，它确保在提交流程的每个阶段，所有被要求的版本控管作业都在正确的网站上执行。其次，它也确保在提交流程的每个阶段，版本控管都是完整的。这个网站已经正式上线。

     今天，Van Andel机构拥有4个支持此建筑项目的SharePoint站台。且3个提交作业站台各自有18个文档库，以及原始的SharePoint站台有25个文档库；原始的站台在项目的设计阶段使用。提交作业站台每一个文档库的每一个数据夹可容纳100个以上的文件。“这里光是处理文件这项工作就已经庞大的吓人。”Jeffries表示。

     此站台供108位用户使用，且拥有200GB以上的Storage容量。这项新建筑物的扩建工程预计在明年底完工，Fahrenkrug估计今天已经完成了40%~45%。“工程符合进度，也在预算范围之内。”SharePoint功不可没。

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