一个用友友空间,让龙江森工绿色与智慧兼备
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2021-09-10 15:34
文章摘要:进一步推动集团无纸化办公的深度应用和各管理系统的建设,为龙江森工集团的数字化转型、智慧森工建设提供有力支撑。

如今,在新一轮科技革命和产业变革面前,加速开展数字化转型已经成为企业发展的“必选项”。其中,国有企业作为我国经济发展的“压舱石”和“顶梁柱”,同样在数字化转型中扮演着引领者角色。龙江森工集团就是其中之一。

龙江森工集团前身是黑龙江省森林工业总局,拥有70年的历史,集团总体上是以集团公司为核心,公益类子公司、商业类子公司为支撑的组织结构,下属70多个企事业单位,守护650多万公顷重点国有林区,拥有10余万职工的省属大型国有生态公益性企业。

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复杂的组织结构也给龙江森工集团的经营管理提出了新要求,为此,龙江森工战略性提出了“智慧森工”建设规划,力求通过先进信息技术、工业技术和管理技术的深度融合,促进集团企业内部生产关系转型升级。

智慧管理是智慧森工建设的基础所在。为此,龙江森工集团携手用友友空间从内部日常办公入手,率先建立起一体化信息管理平台,全面提高内部工作效率、提升集团集中管控能力,辅助管理决策;全面推动集团数字化转型,加速迈向高质量发展。

顺势而为,将智慧森工建设落到实处

去年6月,国资委印发的《关于开展对标世界一流管理提升行动的通知》中明确要求,促进业务与信息化的深度融合,推进信息系统的平台化、专业化和规模化,实现业务流程再造,为企业生产经营管理和产业转型升级注入新动力;打通信息“孤岛”,统一基础数据标准,实现企业内部业务数据互联互通,促进以数字化为支撑的管理变革。

去年8月,国资委又印发了《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》,进一步要求推进生产运营智能化。推进智慧办公、智慧园区等建设,加快建设推广共享服务中心,推动跨企业、跨区域、跨行业集成互联与智能运营。

国有企业数字化转型的全面提速,也给东北老工业基地的企业指明了方向。顺应这一趋势,龙江森工集团在2020年正式提出了加快推进智慧森工建设,并将其作为一项重要工作任务纳入到龙江森工“十四五”规划中,确定了从“智慧管理”、“智慧生态”和“智慧产业”三个方面建设,全面推动集团数字化转型。

为此,龙江森工集团率先从“智慧管理”入手,先行启动了财务、人力资源、协同办公、档案管理等的数字化建设。在此过程中,用友公司以强大的ERP系统开发和服务实力成功中标,借助用友多年的行业经验和众多大型企业数字化转型的成功案例,加速集团全面数字化转型。

龙江森工集团经营管理部李昊嵩表示,龙江森工集团与用友的合作已经超过15年,从最早的财务软件开始,双方的合作契合度一直都很高,相信在其他信息管理系统的合作方面,用友公司高水平的产品和服务也能助推森工集团发展。

尤其在协同办公层面,作为省直机关单位,森工集团公文数量庞大,特别是改革期间组织架构和人员仍在变动,以及业务流程的调整,龙江森工集团亟需以协同办公为切入点,推动智慧管理落地,为智慧森工奠定基础。

因此,龙江森工集团对协同办公系统的个性化需求也更为突出。在李昊嵩看来,用友友空间在公文办理、日常审批,以及移动审批等方面都拥有许多个性化的功能,这些功能基本可以满足龙江森工集团的日常办公需求。更重要的是,用友友空间可以与财务和人力资源系统实现无缝衔接,进而帮助龙江森工集团构建起一个一体化平台,切实推动智慧森工建设的落地。

打破壁垒,以友空间构建智慧森工统一门户

此前,企业在信息化建设过程中,往往已经建立起了各种各样的应用系统,但这些“烟囱式”的系统建设往往造成了一个又一个信息孤岛,因此在企业数字化转型过程中,如何打通各个应用系统之间的壁垒就变得至关重要。而龙江森工集团综合管理平台的建设,就担负着这样的职能。

据了解,龙江森工集团综合管理平台主要分为人力资源管理系统、财务核算系统、协同办公系统三个系统。其中,综合办公系统作为推动企业管理发展的“第一生产力”,不仅在帮助龙江森工集团加强企业协同管理,提高信息沟通交流,优化流程审批上有着重要意义,还能进一步加强集团的监控力和决策力。

与传统OA系统服务不同,友空间是全天候、全场景的高效移动工作平台,可以帮助企业打造以人为中心的全员入口,不仅支持各类消息多端同步、各项业务多端同步处理,还能融合企业全部应用服务,实现一个APP畅享所有。

如今,龙江森工集团已经将超过十数万人的档案信息整理到人力资源管理系统中,并将这些信息同步到用友友空间中;同一套组织架构,同一套人员,避免多套同类数据维护工作量大、数据不统一等问题;除集成移动审批系统外,还集成档案管理、学习平台等系统。

与此同时,友空间也是龙江森工集团公文收发的统一平台,通过将全省二级集团、分子公司的收发文统一管理,实现了公文无纸化;并通过整理各公司日常审批项目,将集团内各事项合并到一起接入到移动审批系统中,实现了领导审批的移动化。

无纸化办公在龙江森工集团的落地,不仅实现了文件信息的快速传递,强化了不同部门间的工作协同,还节省办公费用支出,充分体现了森工人由粗放化管理向精细化管理转型的态度与决心,让改革进程中的创新工作方式、提高工作效率再上新台阶。

对于龙江森工集团来说,友空间的应用,一方面为集团提供了一整套全新的OA办公系统,实现了移动办公、协同办公等的落地;另一方面则扮演着系统整合者的角色,实现了不同应用系统底层数据的打通,档案系统的对接,以及访问入口的统一。未来,友空间还担负着与人力资源管理和财务核算系统对接的职责,这在某种程度上已经超越了传统OA办公的范畴,而是成为企业各业务系统的“黏合剂”和“连接器”。

扎实推进,全面满足集团智慧管理需求

2020年12月,友空间协同办公系统正式在龙江森工集团上线,公文收发、工资条发放以及18项业务审批单在集团公司全面应用,同时,70多个二级单位的数字化办公培训也逐步完成。由此,龙江森工集团在公文收发上,实现了标准化的公文设置、严谨的逻辑流程、丰富的流程配置、超级管理员的紧急调度等一系列功能,得到了全集团的一致认可。

比如,在办公审批方面,友空间包括办公用品申请、IT与网络设备维护、用印审批、合同审批、会议室预约等在内的多个应用,既优化了审批流程,降低了人工成本,大大提高了全集团公司办公效率;而在办公交流方面,友空间的PC客户端、手机客户端基本覆盖微信和QQ的功能,并支持许多特色功能,真正解决工作和私人交流的困扰。

李昊嵩表示,友空间的上线应用,极大地提升了龙江森工集团的办公效率和沟通效果,随着系统不断地优化升级,龙江森工集团将持续深入各项应用,加快企业管理的数字化转型。具体来说,龙江森工集团借助友空间的落地,已经实现了以下四大目标:

首先,实现了企业办公的高效“共享协作”。通过搭建企业共享协作平台,以及覆盖全员的资源共享平台、流程协作平台和制度发布平台,龙江森工集团大大提高了事务处理效率,消除各级单位之间因为距离、时间等因素而造成的信息不对称、理解有偏差、执行不到位等问题。

其次,解决了企业之间的“信息孤岛”。龙江森工集团借助友空间的“统一平台”能力,在实现全方位协同办公应用服务的同时,消除了部门之间、上下级单位之间的信息壁垒,实现了不同业务系统之间的互联互通,解决了企业信息孤岛问题,统一实现无纸化办公。

第三,构建起集团管理的“统一入口”。龙江森工集团借助友空间的“统一入口”特性,让所有管理者和员工都可以通过协同办公平台开展工作。未来,龙江森工集团还将基于友空间构建“信息交互、功能服务、业务流转”的统一集成平台,从更深层次实现企业信息化建设的“统一标准、业务集中,开放扩展”需求。

第四,打造出数据决策的“支持入口”。龙江森工集团不仅将友空间定位为集团的协同办公平台,还将其作为集团的统一审批平台,在友空间内对财务、人力等其他业务单据进行推送审批。

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森工集团经营管理部暨智慧森工项目负责人李昊嵩

李昊嵩表示,龙江森工集团之所以能够通过友空间实现这些目标,得益于“整体规划、分步实施、注重实效、稳步推进”的十六字方针。据了解,龙江森工集团协同办公系统产品匹配度按631原则:60%标准产品、30%个性化业务、10%个性化配置。但由于龙江森工集团体量较大,系统上线过程中具备难度,不过,在集团领导和用友的共同支持和推动下,这些技术难题也得到了迅速解决。

目前,友空间系统已经覆盖龙江森工集团本部全体以及二级单位公文办理人员,今年,友空间将覆盖集团80%左右的人员。与此同时,协同办公系统作为龙江森工集团各级日常办公管理的中枢平台,未来也将成为连接财务、人力资源、物资采购、考核等管理系统的桥梁,进一步推动集团无纸化办公的深度应用和各管理系统的建设,为龙江森工集团的数字化转型、智慧森工建设提供有力支撑。




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