在外企中,电子合同应用情况怎么样?
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2023-04-05 17:41
文章摘要:2017年9月19日,国内领先的电子合同及电子签名云平台法大大联合中国政法大学电子证据研究中心、中国政法大学网络法研究中心对国内外电子合同/电子签名市场进行调研......

早在2017年9月19日,国内领先的电子合同及电子签名云平台法大大就曾联合中国政法大学电子证据研究中心,中国政法大学网络法研究中心对国内外电子合同/电子签名市场进行调研,并发布了中国首部《电子合同法律应用与发展调研报告》。


报告指出,国外电子合同/电子签名发展早于国内,以2000年左右eSignLive获得1100万美元B轮投资为标志,随后资本开始密集关注这个领域。DocuSign率先解决法律效力、安全、存储等产品问题,带动企业在全球拓展业务,在DocuSign渐成霸主之际,国外电子签名市场也在2015年基本确定格局。


在国外市场中,DocuSign的服务已经覆盖188个国家、1100家信贷联盟,客户数超30万,用户数超过2亿;eSignLive隶属于WASCO国际数据安全公司,主要服务企业客户数,过去11年平均保持21%的利润增长;SignNow被超过50%的世界500强企业选用,也拥有10万家小企业客户。事实上,国外众多大公司例如Adobe, Alpha Trust,Echo Sign都在使用电子合同。较大规模的公司每天签署的文件多达15万份,而世界上有超过10万家公司以及5000万个人正在使用电子合同业务。虽然这是几年前的数据,但对于今天同样有参考意义。


接下来,我们将通过全球汽车安全系统领导品牌奥托立夫上线电子合同的例子,加深大家对电子合同在外企中应用场景的直观了解:


奥托立夫

奥托立夫公司是汽车安全系统的全球领导品牌,为世界上主流的汽车生产商研发和制造汽车安全产品,如安全气囊、安全带、方向盘和行人保护系统。截至目前,奥托立夫拥有68,000多名员工,遍布全球27个国家。


在中国,奥托立夫拥有一个地区总部,一个研发中心,14个生产基地,员工接近1万人,人数众多、流动性高,除了劳动合同外,还有不少协议需要员工签署。在新冠疫情防控常态化的背景之下,员工有时无法到现场签署。纸质合同的签署存在效率不高、管理不便和风控等问题,既无法满足企业日益突出的降本增效需求,也不符合国内乃至全球数字化转型浪潮,员工签约体验不佳,亟待提升。


在此情况下,奥托立夫引入法大大电子合同。HR可在线上发起合同,员工通过手机短信就可以操作认证和签署,大大缩短签署时间、降低签署成本的同时,合同管理和风险防控也变得更加方便与严谨。


在推行电子签名的过程中,奥托立夫最大的挑战是Data Privacy,即数据隐私。奥托立夫非常重视信息安全和个人隐私数据的保护。为此,在电子合同上线之前,法大大对100多项问题进行初步评估,覆盖了网络、服务器、数据存储、灾难备份、密码验证等方面。


鉴于电子签名属于新兴技术,奥托立夫在具体落地的过程中,采取了分期部署:


第一步,进行电子签名的短期“试水”,在这一阶段,奥托立夫采用SaaS平台签署一些无需盖公章的文件,例如2020年疫情比较严重的时期,通过SaaS平台在线签署“复工证明”、“企业人员自我健康观察承诺书”等文件;


第二步,奥托立夫经过试水,跑通了电子签约各个流程后,于2021年,启动了本地化部署。本地化部署意味着员工签署的文件都将保存在奥托立夫自身的服务器上,这进一步提高了数据安全性。通过将内部的HR系统与法大大平台打通,实现了两个系统数据的无缝链接,形成业务流程闭环。


总的来说,电子合同的应用,在效率、成本、风控等层面,都给奥托立夫人力资源带去了积极变化:

  • 效率成本:帮助奥托立夫推动技术创新,降低了内部沟通成本,减少了纸质合同打印、邮寄、签订、存储的成本;

  • 风险防控:最大化降低了合同丢失、篡改、冒签、代签风险,合同代签率和邮寄丢失率降低为零,规范了企业用印的管理,同时,全链路存证,减少了不必要的劳动纠纷,做到用工合规;

  • 员工体验:提供了更好的劳动关系体验,减少人才流失,吸引高端人才,让员工享受更好的人力资源管理服务,让企业聚焦人才管理。



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