ERP 改善之旅,八个要点让你有备无患!
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2019-04-22 16:09    文章来源:ERP之家
文章摘要:在这个充满变化的时代,企业不仅仅面临降低单价,同时还需要保证产品品质、快速出货等,企业 ERP 的持续改善遇到了巨大的挑战。

导读:在这个充满变化的时代,企业不仅仅面临降低单价,同时还需要保证产品品质、快速出货等,企业 ERP 的持续改善遇到了巨大的挑战。

依照实践经验,从涉及 IT 部门具体动作的层面,小编总结出 8 个具体动作,理清对应的工作思路,让大家做到心中有谱,具体方法胸有成竹。

1、随时随地培训各级员工,规范操作

ERP 实施完成后,培训的工作告一段落。然而随着 ERP 人员的变更、以及企业业务的变化,导致 ERP 用户遇到这样那样的问题。

有的 ERP 用户凭借自己对系统的初步了解,遇到问题随机应变,表面上看及时处理了工作的实际问题,但由于不规范,最后导致后续各种问题的出现。如:仓库操作过程中,一些参数选择不慎问题,导致财务数据出现错误。

因此 ERP 专职人员,不定期要到现场去,要随时随地培训员工,不断完善操作用户操作手册,让 ERP 用户依照标准的流程进行操作。这样就能保持 ERP 用户对系统的熟习程度在一定水准上。遇到例外问题,也会及时报告,避免擅自处理带来的冲突。

2、搞好激励机制,充分调动公司非 IT 资源,关注 ERP 的改善

某些问题的解决可以有比较长的时间,这是持续改善最有利的条件之一。这时候就要鼓励 ERP 用户去研究 ERP 系统本身。我们可以在测试环境,变化一些参数设置,或起用一些原来未曾使用过的功能,从容不迫地解决业务中的实际问题。

其次 ERP 用户参与多了,解决问题的机会就会多起来。

特别是 ERP 用户在对业务本身很熟悉,若加上深入了解自己相关的 ERP 系统,提出的解决方案就会更加有效,极大弥补 ERP 专职人员的不足。

接下来就是及时奖励。若有条件可以设置一些小额奖金或礼品,没有条件的,口头表扬、书面表扬、邮件表扬、宣传栏的表扬也很见效。

注意让 ERP 用户时时刻刻有成就感,营造好了氛围,ERP 想不用好都难。

3、做好问题的小循环,树立 IT 威信

一个问题,总是有三个以上解决办法,我们首先看看在 ERP 中是否有机会,实在不行还可以依赖手工进行处理,关键就是要找到合适的方法。

其次,一个大问题,可以分解成若干小问题,能放入 ERP 系统的,尽量放入 ERP 系统,确保数据得到有效的记录,将来的统计分析就有了依靠。

最后,问题小了以后,解决的手段就会多起来,即便系统无法处理,换成手工处理,也不会导致很大的工作量。

问题得到及时处理后,我们就要及时通报相关人员,将问题进行关闭。

将问题处理小循环做好以后,大家对 ERP 系统的信心就会加强起来。IT 专职人员的威信,也容易在员工中树立。

4、研究业务、关注现场

在实际工作中,我们发现,一个业务的问题涉及的流程,不仅仅跨越岗位、部门,甚至有机会跨越不同的公司,因此,IT 专职人员,就必须认真学习业务,从 IT 的角度来审视,是否有机会利用 ERP 系统改善现有流程。

有了方案,并不等于就有了结果。

针对实际问题,在联合相关部门基础上,IT 专职人员不仅仅要从系统逻辑性角度,来分析、检查系统数据的合理性,必要时,还需要到现场检查基础数据记录的准确性、及时性,ERP 数据录入的准确性、及时性。有问题就要指出来,若有必要就建立相关的标准,并进行考核。确保一线员工的执行力。

套用现在流行的管理语言就是:接触,观察,倾听,提问,渗透,影响。

5、顺应时机,导入关联新技术,扩大 ERP 系统的影响

我们要敢于承认 ERP 系统的不足,在特定动作上,不仅仅可以依赖手工操作解决,在条件允许的情况下,也可以导入成熟的新技术,弥补 ERP 系统的不足。

例如:小编的企业,就引入了 BMP 系统,增强了流程审核的透明度,让流程的审核更加快捷。这样,不仅有力地在公司内部树立的 IT 的威信,今后,还有机会在 BMP 与 ERP 系统之间做好相关接口,进一步扩大 ERP 系统的影响。

6、找寻标杆企业

一山更比一山高,即便在本行业中,自己企业 ERP 系统用得比较好,但与其他行业的企业相比,还可以看到差距。其次可以通过 IT 行业定期与不定期的信息化年会,新产品推广会等,也可以了解其他企业 ERP 应用的实际情况,学习其好的地方,去寻找自身企业 ERP 系统的改善机会。

网络上的各种论坛、博客等也有很多好的 ERP 新知识可以分享。

凭借挖掘各种各样的标杆企业,我们就可以找到 ERP 持续完善的着力点。

7、抓好重点资源的处理

企业的问题是无限的,但资源是有限的。在各种各样的 ERP 改善提案前,我们一定要慎重,不一定选择最重要,可以选择比较简单,见效比较快的提案先进行。有了成功的案例,不仅仅提升士气,更重要的培养一个问题解决团队,为今后解决大问题做好人力资源的准备。

最后,在关键的时候,要选择有影响力的提案发力,通过实实在在的成功案例,起到一个以点带面,开创局面的效果。特别是今后重大提案改善,所需要的高额费用申请,也因为成功的案例,容易获得高层支持。

8、搞好企业的变革

ERP 的建设本身就是一个变革,在持续改善阶段也是如此。由于各种原因,专职的 IT 人员要想在企业直接进行变革,那几乎是不可能的。然而在实际的操作,我们专职的 IT 人员可以顺势而为。例如小编在企业中,就经常分析领导人的管理思路,符合优化方向的,就可以大力配合,在领导变更组织架构的同时,搞好 ERP 权限处理,理顺相关 ERP 管理流程,完善对应报表体系。

我们要注意搞好 ERP 持续完善,企业的变革晚搞比不搞好。企业 ERP 持续改善不是一促而就的,我们除了坚持之外,就是要有耐心等待机会。希望以上 8 个要点,能帮上大家的忙。

延伸阅读

关于 ERP 系统改善的几点意见

由于各种不可抗力因素,在投入使用 ERP 系统的过程中,我们可能会陷入需要更换系统的局面。比如,市场环境的变化,亦或者客户自身需求的改变等,导致原来的系统运维使用成本超过预定计划。所以,你准备好更换它了吗?如果没有,是时候做一些事情来改善现状了。

通常我们总会认为一个系统或者机器只有在出现明显差错时才应该考虑被替换,但实际情况往往是人们很难从客观上进行评价,ERP 也如此。

数据的准确度是最能够反映 ERP 系统运行状况的一个指标。在给 ERP 系统进行改善的时候,必须根据需要抓住基础数据,对价格表、供应商明细表等记录进行审核。

具体应要核对如下几组数据的准确率——

一、ERP 系统账上库存数量与实物数量的一致性

在使用 ERP 系统后,以系统数据做基础,对实物进行盘点,然后确定两者之间的差异,并做原因分析,还可以了解用户是否按标准在操作。

二、订单中的未交货明细

包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细,根据其他单据更新的采购订单和销售订单,同时涉及多部门合作,如有问题,就要采取措施,来确保各部门的友好协作。

三、需要查看单据编号等是否符合要求

企业在上 ERP 系统之前,一般都需要编制一套编码规则,包括各种单据的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中,员工流动及其他原因会导致编码混乱。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在改善时,可以查询员工是否按编码规则在进行编码,并加强对相关用户的培训。

现在大部分 ERP 系统都是以流程驱动的。也就是说,根据业务流程来开发、设计、实施、操作 ERP 系统。这就给了我们第二个 ERP 系统改善的指标,即评估企业用户操作流程的标准化。

在评估这个指标的时候,需要抓住企业的关键流程,具体抓住以下几个流程即可。

1. 销售循环流程

包括客户审核、信用复核、销售接单、发货等多个环节。建议抓住关键环节的关键点,看看用户操作是否到位。

2. 相关计划的操作流程

如对于先接单后采购的企业来说,需要根据销售订单来生成采购计划。在改善时,就需要考虑后续的操作跟这个计划的符合程度。一般来说,如果计划与实际符合,需要先更改计划,而不能够直接在后续的单据中进行更改。如销售订单有变化,就需要先更改销售订单,然后再根据更改后的销售订单来调整销售计划与采购计划。这是前后一致的流程。如果发现这里有不一致,那么系统稽核人员就需要分析不一致的原因,并寻求后续的措施。

3. 采购循环流程

在这个流程中,主要是采购单流程与采购收货流程。对于采购单来说,企业是否允许无单采购,一般都要求有原始的单据。系统稽核人员可以在 ERP 系统中导出没有原始单据的采购订单,然后进行追踪分析。在给 ERP 系统体检时,可以分析单据是否完备。如果完备的话,则说明相关操作按流程办事,否则就需要进行后续的完善操作。

4. 付款流程

对于 ERP 系统来说,付款业务主要就是核对相关单据的内容。如对于供应商付款来说,需要考虑采购订单、供应商发票、入库单等单据是否齐备,金额是否有问题。同时还需关注,有没有重复付款的单据等。分析这些单据,可以判断与付款相关的用户在操作上是否标准,有没有偷工减料,甚至舞弊的事件发生。

5. 注意一些特殊的流程

还有一些企业管理层比较重视的内容,如预收款、预付款业务,这便需要做特殊流程。如对于预收款业务来说,需要客户付款后才能够安排生产或者安排出货。

当 ERP 系统运用的比较熟练之后,用户对 ERP 系统的依赖程度会很强。一旦有 ERP 系统不能够正常运行的情况,用户将无法开展正常的工作。如果企业能够达到这种程度,那么可以从宏观上说明 ERP 运行的还是不错的。所以,系统改善的最终目的也是要指向这个结果,希望通过优化后的 ERP 系统,都能达到这种效果。


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